Exhange Server 2016'da User Mailbox'lar için PST oluşturma

Exchange Server 2016 üzerinde kullanıcı posta kutularının PST formatına Export edilmesi, birçok IT profesyonelinin sıkça başvurduğu işlemlerden biridir. Bu işlem, özellikle veri yedekleme, kullanıcı verilerini arşivleme veya farklı bir sunucuya taşıma gibi senaryolarda büyük önem taşır. Exchange Server'ın sunduğu araçlar ve komutlar sayesinde, bu işlem oldukça verimli ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Exchange Server 2016, kullanıcıların posta kutularını PST dosyalarına Export etmeyi mümkün kılarak, veri yönetimi ve yedekleme süreçlerini kolaylaştırır. Bu işlem, PowerShell komutları aracılığıyla Exchange Management Shell üzerinden gerçekleştirilir. Bu komutlar, kullanıcının posta kutusundaki tüm verileri belirli bir PST dosyasına Export etme yeteneği sunar. Özellikle, büyük ölçekli organizasyonlarda, veri kaybını önlemek ve veri bütünlüğünü korumak için bu tür işlemler kritik bir rol oynar.

Kullanıcı posta kutularının PST dosyasına Export edilmesi, Exchange Server 2016'da kullanılan New-MailboxExportRequest komutu ile gerçekleştirilir. Bu komut, belirli bir kullanıcı posta kutusunu hedef bir PST dosyasına Export etmek için kullanılır. Örneğin, kullanıcıların posta kutularını yedeklemek veya eski e-postaları arşivlemek için bu komut oldukça kullanışlıdır. Bu sayede, posta kutusundaki tüm öğeler güvenli bir şekilde bir PST dosyasına aktarılabilir.

Export işlemi sırasında, işlemin durumunu izlemek ve gerektiğinde müdahale etmek de mümkündür. Bu, özellikle büyük posta kutularının Export edilmesi sırasında işlemin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Ayrıca, Export işleminin tamamlanması sonrası, elde edilen PST dosyası başka bir Exchange Server'a veya bir arşiv sistemine kolayca import edilebilir. Bu esneklik, veri yönetimi ve yedekleme stratejileri açısından büyük avantajlar sunar.

Sonuç olarak, Exchange Server 2016 üzerinde kullanıcı posta kutularının PST formatına Export edilmesi, hem veri güvenliğini sağlamak hem de veri yönetimini kolaylaştırmak için önemli bir işlemdir. PowerShell ve Exchange Management Shell aracılığıyla gerçekleştirilen bu işlem, IT profesyonellerine büyük bir esneklik ve kontrol imkanı sunar. Bu süreç, özellikle büyük ölçekli veri yönetimi gereksinimlerinde kritik bir rol oynar ve organizasyonların veri bütünlüğünü korumasına yardımcı olur. Bu nedenle, Exchange Server 2016'da PST Export işlemini anlamak ve etkin bir şekilde kullanmak, modern IT yönetiminin vazgeçilmez bir parçasıdır.

Exchange Server'da User Mailbox PST Export Etme İşlemi

1- Exchange Server'daki User Mailbox'lar, resimde görüldüğü gibidir. Buradaki görüntüde yer alan User Mailbox'lar, gerçek ortamdaki User Mailbox'lar değil, Demo ortamımdaki User Mailbox'lardır.



2- User Mailbox PST Export işlemi için, Exchange Managament Shell'i Run as Administrator ile çalıştırığ ve aşağıdaki komutu çalıştırıyorum.

NOT 1: Demo ortamımdaki kullanıcım, User100 isimli kullanıcıdır.

3- Komutu çalıştırdığınızda The term 'New-MailboxExportRequest' is not recognized as the name of a cmdlet hatasını aldım. Bu hatanın sebebi, Administrator kullanıcısının Mailbox Import Export Role grubuna üye olmamasından kaynaklanıyor. Sorun, aşağıdaki New-ManagementRoleAssignment komutu çalıştırarak çözülmüştür.

4- Exchange Managament Shell'i tekrar çalıştırıp, New-MailboxExportRequest komutunu tekrar çalıştırdığımda, hata almadan PST Export işlemini Queue'ya aldım.



5- PST Export işlemini Queue'ya aldıktan sonra aşağıdaki komut yardımıyla, Export etme işleminin sürecini takip edebilirsiniz.

6- Belirttiğim UNC-Universal Naming Convention Path'e (Network Path) PST Export işlemi başarılı bir şekilde tamamlanmıştır.



7- Queue'ya aldığım PST Export işlemi, ADSI Edit içinde Configuration altında da yer almaktadır.





8- Aşağıdaki komut yardımıyla Queue'ya aldığım PST Export işlemini siliyorum. Komut, Status bilgisi Completed olan Export Request işlemlerinin temizlenmesi içindir. Onay alanında [A] Yes to All seçeneğini seçerek onaylıyorum.

NOT 2: Export Request işlemlerini, ADSI.Edit içinde Configuration altında bulunan konumdan elle silmeyin!

9- Get-MailboxExportRequestStatistics komutunu tekrar çalıştırdığımda, Queue'da herhangi bir PST Export işlemi olmadığını görebiliyorum.





10- Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Export edilen PST, kullanıcıların Outlook uygulamalarına bağlanabilir durumdadır.

Exchange Server 2016 üzerinde User Mailbox içeriklerini PST formatında dışa aktarmak, genellikle arşivleme, taşıma, hukuki saklama yükümlülükleri ya da veri geçişi gibi senaryolarda ihtiyaç duyulan bir işlemdir. Bu süreç, New-MailboxExportRequest komutu ile yürütülür ve PST Export işleminin başarılı olabilmesi için belirli ön koşulların yerine getirilmesi gerekir. Exchange Server'da varsayılan olarak bu komut atanmış bir Role bulunmadığından, Mailbox Import Export Role'ü ilgili kullanıcılara atanmadıkça komut çalışmaz. Ayrıca, dışa aktarımın yapılacağı Universal Naming Convention (UNC) Path dizininin Exchange Trusted Subsystem grubuna Write yetkisi olması şarttır.

İşlem sırasında belirli Folder ya da Item'ları filtrelemek mümkündür. ContentFilter parametresi kullanılarak belirli bir tarih aralığındaki, belirli bir gönderen veya alıcıya ait ya da içeriğinde belirli kelimeler geçen E-mail'lerin dışa aktarılması sağlanabilir. Bu, büyük boyutlu Mailbox'ların daha yönetilebilir hale getirilmesine yardımcı olur. Ancak, Exchange Server üzerindeki Throttling Policy, eşzamanlı Mailbox Export işlemlerinin sayısını sınırlandırabilir. Get-MailboxExportRequest komutu ile işlemin ilerleyişi takip edilebilir ve gerektiğinde Remove-MailboxExportRequest ile iptal edilebilir.

Özellikle büyük ve aktif kullanılan Mailbox'ların PST Export edilmesi uzun sürebilir. PST dosyalarının boyutunun Outlook üzerindeki sınırları aşmaması için işlem öncesinde gerekli hesaplamaların yapılması önemlidir. Ayrıca, tamamlanan dışa aktarmaların güvenliği için hedef UNC Path dizininin erişim izinlerinin doğru yapılandırılması gerekir. Doğru yapılandırılmış bir ortamda Mailbox Export, güvenilir ve hızlı bir şekilde tamamlanabilir, böylece veri yönetimi süreci daha esnek hale gelir.

Faydalı olması dileğiyle...